Press release yang layak dilirik media bukan sekadar pengumuman perusahaan yang dibuat lebih formal. Naskah tersebut harus membantu editor atau jurnalis memahami apa yang terjadi, mengapa informasi itu penting, siapa yang terdampak, dan bagian mana yang memiliki nilai berita.
Banyak press release gagal bukan karena tata bahasanya buruk, melainkan karena isinya terlalu berpusat pada perusahaan. Artikel ini membahas cara menyusun siaran pers yang jelas, relevan, dan mudah ditinjau oleh pihak media.
Mulai dengan Menentukan Nilai Berita
Sebelum menulis judul, tentukan alasan mengapa sebuah pengumuman pantas diberitakan. Peluncuran produk, pembukaan lokasi baru, kemitraan, perubahan kepemimpinan, inisiatif sosial, pencapaian bisnis, atau penyelenggaraan acara dapat menjadi bahan press release. Namun, tidak semua informasi tersebut otomatis memiliki daya tarik yang sama.
Nilai berita biasanya muncul ketika pengumuman memiliki dampak, kebaruan, keterkaitan dengan isu yang sedang dibahas, atau informasi yang relevan bagi audiens tertentu. Sebagai contoh, peluncuran fitur baru akan lebih kuat jika menjelaskan masalah pengguna yang ingin diselesaikan, bukan hanya daftar spesifikasi internal.
Gunakan Struktur Piramida Terbalik
Struktur piramida terbalik menempatkan informasi terpenting di bagian awal. Pendekatan ini memudahkan pembaca memahami inti berita tanpa harus membaca seluruh naskah. Dalam press release, bagian pembuka idealnya sudah menjawab unsur dasar: siapa, melakukan apa, kapan, di mana, dan mengapa hal itu penting.
Buat Judul yang Menjelaskan Isi
Judul sebaiknya lugas dan spesifik. Hindari judul yang hanya berisi pujian terhadap perusahaan, seperti “Perusahaan Terbaik Kembali Hadir dengan Inovasi Hebat.” Judul semacam itu tidak menjelaskan peristiwa yang sebenarnya.
Judul yang lebih efektif menyebutkan tindakan atau perkembangan utama. Misalnya, pengumuman pembukaan layanan baru, kolaborasi antarorganisasi, atau peluncuran program yang memiliki sasaran jelas.
Susun Lead yang Padat
Paragraf pertama perlu menyampaikan inti pengumuman secara ringkas. Pembaca harus bisa mengetahui konteks utama tanpa mencari-cari informasi di paragraf berikutnya. Gunakan bahasa informatif, hindari kalimat yang terlalu panjang, dan jangan memulai dengan latar belakang yang bertele-tele.
Setelah lead, tambahkan detail yang memperkuat pengumuman: alasan peluncuran, manfaat bagi pihak terkait, jadwal, cakupan program, serta informasi operasional yang diperlukan.
Pisahkan Fakta dari Bahasa Promosi
Press release boleh memperkenalkan keunggulan produk atau organisasi, tetapi klaim promosi harus dikendalikan. Kalimat seperti “paling revolusioner,” “terbaik,” atau “nomor satu” cenderung tidak memberi informasi yang dapat diverifikasi. Bahasa seperti ini juga membuat naskah terasa seperti iklan.
Gantilah klaim umum dengan fakta yang dapat dijelaskan. Alih-alih menyebut sebuah layanan “sangat unggul,” uraikan fitur, proses, tujuan, atau kondisi yang membuat layanan tersebut relevan bagi pengguna. Pembaca dapat menarik kesimpulan sendiri berdasarkan informasi yang tersedia.
Tambahkan Kutipan yang Bermakna
Kutipan dari pimpinan, narasumber, atau pihak yang terlibat membantu memberi perspektif manusiawi. Namun, kutipan tidak seharusnya mengulang isi lead dalam versi yang lebih panjang. Gunakan kutipan untuk menjelaskan alasan, tujuan, atau dampak dari pengumuman.
Kutipan yang baik memiliki suara yang jelas dan menyampaikan sudut pandang yang tidak dapat diwakili oleh data atau uraian faktual. Pastikan nama, jabatan, dan hubungan narasumber dengan pengumuman dicantumkan secara akurat.
Siapkan Informasi Pendukung yang Dibutuhkan Media
Bagian akhir press release perlu memudahkan proses tindak lanjut. Cantumkan informasi kontak media, profil singkat organisasi, dan detail tambahan yang memang relevan. Jika pengumuman berkaitan dengan acara, sertakan waktu, lokasi, mekanisme kehadiran, atau keterangan lain yang dibutuhkan.
Untuk pengumuman yang melibatkan banyak detail, dukungan penulisan press release dapat membantu memastikan pesan inti, konteks, dan alur informasi tersusun jelas sebelum naskah memasuki tahap review.
Periksa Sebelum Dikirim
- Pastikan judul menjelaskan peristiwa utama secara langsung.
- Periksa apakah paragraf pertama memuat inti pengumuman.
- Pastikan nama, jabatan, tanggal, dan lokasi ditulis secara konsisten.
- Hilangkan klaim promosi yang tidak didukung informasi spesifik.
- Pastikan kutipan menambahkan perspektif, bukan mengulang paragraf sebelumnya.
- Periksa kembali detail kontak dan informasi tindak lanjut.
Kesimpulan
Press release yang efektif dibangun dari informasi yang benar, nilai berita yang jelas, dan struktur yang memudahkan pembaca menangkap inti pengumuman. Dengan memprioritaskan fakta, konteks, dan keterbacaan, organisasi dapat menyusun komunikasi yang lebih siap ditinjau oleh media maupun pemangku kepentingan lainnya.